Gegevensbeheer – privacyverklaring

Wevok is aangesloten bij Volley Vlaanderen. Om aan de competitie te kunnen deelnemen, moet Wevok voor elke speler/speelster, of elke persoon die een officiële functie wil uitoefenen bepaalde persoonsgegevens verzamelen en overmaken aan Volley Vlaanderen (zie tabel 1). De rechtsgrond voor de verzameling van deze gegevens is de contractuele grond tussen Wevok en Volley Vlaanderen (voor detail, zie administratief reglement Volley Vlaanderen).

 
Voor onze leden -18 jaar verzamelen we ook de gegevens van de ouders, zodat een vlotte organisatie van de competitie mogelijk wordt (voorbeeld: verdeling taken zoals rijden voor uitwedstrijden, bardienst, markeerder). Ook medische informatie, nodig voor correcte behandeling bij kwetsuren, wordt gevraagd. Deze gegevens verzamelen we enkel met de toestemming van de ouders. Die toestemming wordt verkregen door de ondertekening van het inschrijvingsformulier voor een nieuw seizoen.
Bovendien is Wevok een VZW, wat betekent dat bepaalde persoonsgegevens van de effectieve leden moeten verzameld worden. De gegevens van de leden van de raad van bestuur moeten overgemaakt worden aan de Rechtbank van Koophandel Leuven (zie tabel 1). Hier is de rechtsgrond de wettelijke verplichting.

Betrokkene	Gegevens	Ontvanger	Bewaringstermijn	Rechtsgrond
Effectieve leden vzw	Naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit, adres, rijksregisternummer	Rechtbank van koophandel Leuven en voorzitter Wevok	Tot einde lidmaatschap	Wettelijke verplichting
Alle leden	Naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit, adres, rijksregisternummer, telefoonnummer, emailadres, digitale pasfoto	Volley Vlaanderen en bestuur Wevok	Tot einde lidmaatschap	Contractueel
Ouders leden jonger dan 18 jaar	Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, emailadres	jeugdcoordinator en voorzitter Wevok	Tot einde lidmaatschap of tot meerderjarigheid van het lid	Toestemming

Tabel 1: Gegevensregister Wevok

 

 

Hoe worden deze persoonsgegevens verwerkt en beveiligd?

De via het inschrijvingsformulier opgevraagde gegevens worden door de secretaris van de club opgeslagen in een bestand.
De gegevens van leden -18 jaar en hun ouders en de gegevens in de ingediende infofiche worden door de jeugdcoördinator opgeslagen in een bestand.
Deze gegevens worden maximaal beschermd:

• de secretaris en jeugdcoördinator gebruiken een gebruikersnaam en wachtwoord op hun computer en een wachtwoord op het bestand met jullie persoonsgegevens;
• alle personen die voor Wevok van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan en worden geïnformeerd over het belang van de bescherming van deze gegevens.

Worden deze persoonsgegevens aan derden doorgegeven?

De door Wevok verzamelde gegevens kunnen we enkel aan derden doorgeven als dat nodig is voor de uitvoering van de in punt 1 beschreven doeleinden. Zo worden

• de persoonsgegevens van de leden van de raad van bestuur van de VZW door de secretaris ingediend bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel Leuven;
• de persoonsgegevens die nodig zijn om aan de competitie te kunnen deelnemen en door de secretaris overgemaakt aan Volley Vlaanderen.

Wevok zal de verzamelde persoonsgegevens nooit aan derden doorgeven als dit niet noodzakelijk is, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is (voorbeeld: politioneel of gerechtelijk onderzoek).

Indien het toch nodig zou zijn om gegevens te delen met derden, dan kan dat enkel als je hier uitdrukkelijk toestemming voor geeft. Wevok zal die toestemming dan ook geval per geval vragen en die toestemming kan altijd ingetrokken worden.

Wat zijn je rechten omtrent je gegevens?

Elk lid of de ouders van een lid -18 jaar heeft/hebben recht

• op informatie: je kan informatie krijgen zoals de identiteit en contactgegevens van de persoon die bij Wevok de gegevens verwerkt, de doeleinden, de rechtsgrond, …;
• op inzage, aanpassing en kopie (kosteloos);
• op bezwaar en verwijdering;
• op intrekking van de toestemming: voor de gegevens verkregen op basis van toestemming ;
• op overdraagbaarheid: je kan vragen om je gegevens over te dragen aan jezelf of aan een andere partij.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan contact op met de voorzitter (henri@wevok.be).

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be